Einführungsprojekt Bau nimmt Fahrt auf – Fünf Fragen an OTS IT AG & kommIT
Günter Erdl – OTS Informationstechnologie AG
Mit der Einführung der neuen Software „Oktagon“ legen wir den Grundstein für behördenübergreifende, nutzerfreundliche und transparente digitale Lösungen im Bauantragsverfahren. Im Frühsommer ging der Zuschlag für die neue IT-Lösung an die kommIT Gesellschaft für Informationstechnik mbH mit ihrem Partner OTS Informationstechnologie AG. OTS entwickelt Standard- und Individualsoftware und verfügt über zahlreiche Referenzen bei über 90 Kunden in Deutschland und Österreich im Fachthema Bau. Die kommIT bietet Software-Lösungen für Kommunalverwaltungen an und gestaltet bürgerfreundliche Dienstleistungen. Wir sprachen mit Günter Erdl (Vorstand OTS IT AG) und Stefan Georg Müller (Projektleiter kommIT) über die bisherige Projektarbeit sowie aktuelle und zukünftige Herausforderungen.
Welches sind Ihre konkreten Aufgaben im Einführungsprojekt und was ist bisher gemacht worden?
Stefan Georg Müller – kommIT Gesellschaft für Informationstechnik mbH
Mit der gemeinsamen Unterstützung von kommIT und OTS soll die neue Software Oktagon im Baugenehmigungsverfahren in Hamburg eingeführt werden. Wir unterstützen gemeinsam die Gesamtprojektleitung in Hamburg beispielsweise beim Anpassen der Software, der Datenübernahme, der Schnittstellenanbindung sowie bei den Schulungen und der Betriebsbereitschaft des Systems.
Am Anfang ging es darum, das Projekt gemeinsam zu initialisieren und gemeinsam Strukturen für eine funktionierende Projektarbeit zu schaffen. Weiterhin mussten wir die gesamte BACom-Software kennenlernen, um Daten und Dokumente übernehmen zu können. Wir haben geklärt, wie die elektronischen Akten, Aktenzeichen und Textbausteine zukünftig für jeden einzelnen Vorgang aussehen sollen. Wir spiegeln die individuellen Anforderungen gegen die Möglichkeiten der Standardsoftware. Weiterentwicklungen, die für alle unsere Kunden interessant sind, setzen wir in der Standardsoftware um.
Wo liegen aus Ihrer Sicht die Chancen und Potentiale für Hamburg?
Es geht um viel mehr als nur die reine Ablösung von BACom. Die OTS-Software ist bereit für die vollständige Digitalisierung über alle beteiligten internen und externen Stellen hinweg. Der Austausch mit den am Verfahren Beteiligten wird dadurch schneller, einfacher und eindeutiger. Digitales Arbeiten wird auf allen Ebenen möglich; die Software ist sozusagen fertig für die Zukunft. Unsere Kunden aus Berlin, München und Frankfurt haben diesen Schritt schon gemacht und erleben die Arbeit mit der Standardsoftware als optimale Unterstützung. Sie haben beträchtliche Synergieeffekte geschaffen und wir sind uns sicher, dass Hamburg von dieser Erfahrung immens profitieren wird. Ein weiterer Schritt Richtung Zukunft ist die ständige Weiterentwicklung der Software mit unseren Kunden, in die Hamburg sich in Zukunft aktiv einbringen kann.
Wo sehen Sie Besonderheiten, was ist anders als in anderen Städten?
Da ist zum einen die Besonderheit, dass es in Hamburg ein sogenanntes konzentriertes Baugenehmigungsverfahren gibt. Die Baugenehmigung fasst alle das Bauvorhaben betreffenden Einzelentscheidungen zu einem einheitlichen Verwaltungsakt zusammen. Die Bauprüfer steuern also alle Prozesse und bilden sozusagen die Klammer für den Antragsteller. In anderen Städten steuert der Antragsteller das Verfahren. Er muss wissen, welches Genehmigungsverfahren er wählt und welche Unterlagen er dafür braucht. Eine weitere Besonderheit in Hamburg ist die Zusammenarbeit mit der Resonanzgruppe, also mit den Key Usern aus den Bezirken und weiteren Dienststellen. Mit dieser Gruppe hat man in Hamburg einen sehr leistungsfähigen und dynamischen Ansatz gewählt. Das empfinden wir als sehr positiv, weil wir es mit heterogenen Dienststellen und zum Teil eigenständigen Firmen wie zum Beispiel der HPA zu tun haben. So sind alle von Anfang an dabei und können aktiv mitwirken.
Was sind die nächsten Schritte?
Jetzt geht es weiter mit der Ausbildungsphase für die Betriebsmannschaft bei Dataport, die die jetzige Software betreut, sowie weitere neu hinzugekommene Mitarbeiter. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten Schulungen für die fachliche Administration der neuen Software, um eigenständig weitere Vorgangstypen anlegen zu können. Außerdem bereiten wir mehrere Simulationen für Kernarbeitspunkte vor. So können wir frühzeitig Besonderheiten bei Funktionalitäten erkennen. Wir kümmern uns auch um die Beteiligungsverfahren mit anderen Behörden, wie zum Beispiel mit der Polizei oder der Feuerwehr.
Was wünschen Sie sich für den weiteren Projektverlauf?
Wir wünschen uns, dass die Key User die Vorteile der Standardsoftware durch das weitere Fortschreiten des Projekts immer stärker wahrnehmen und sie als wertvoll für ihre Arbeit empfinden. Ein wichtiges Thema wird im gesamten Projektverlauf die Frage sein, welche Funktionen die Standardsoftware bietet und wie das zu den Gegebenheiten in Hamburg passt. Im Land Berlin und Hessen hat die Verwaltung Änderungen im Baugesetz erwirkt. Das Ziel war es, die besten Arbeitsabläufe zu erreichen – zum Beispiel durch Änderungen von Formvorschriften oder das Weglassen von Unterschriften. Dieser Weg ist auch in Hamburg vorgesehen. Änderungen an Verordnungen und Vorschriften sind bereits in Vorbereitung. Wir sind fest davon überzeugt, dass wir mit unserer offenen und transparenten Projektkultur auf Augenhöhe die nächsten Schritte erfolgreich weiter gehen werden. Der sehr offene und effektive Arbeitsstil sollte unbedingt beibehalten werden.