Mit Hilfe von DMS³/eAkteOpen+ dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) der OTS Informationstechnologie AG hat sich die Verwaltung des Kreises Bergstraße komplett digital aufgestellt.
Landrat und Digitaldezernent Christian Engelhardt (rechts), Abteilungsleiter Thomas Wieland (links)
So können alle Prozesse unter Einbindung der Fachstellen und Bürger digital auch aus dem Homeoffice abgebildet werden, zeigt sich Landrat Christian Engelhardt zufrieden, der schon im Jahr 2015, direkt nach seiner Wahl, früh den Grundstein für die Modernisierung und Digitalisierung der Kreisverwaltung gelegt hat. Gerade in der Corona-Krise gibt es hier keine Einschränkungen in der Bearbeitung. Speziell für die Gesundheitsbehörde zeigt sich jetzt die eAkte der OTS in der Corona-Krise als effektives und zuverlässiges Arbeitsmittel.
Im Gesundheitsamt des Landkreises Bergstraße, der im Regierungsbezirk Darmstadt in Hessen liegt, wurde innerhalb von drei Tagen auf digitaler Basis mit Hilfe der eAkte der OTS eine schnelle und anwenderfreundliche Lösung für die Corona-Verdachtsfälle eingerichtet.
Folgende Herausforderungen sollten hierbei bewältigt werden:
- Verdachtsfälle schnell erfassen und bearbeiten
- die hohen Sicherheitssstandards in Bezug auf den Datenschutz, die an Gesundheitsdaten geknüpft sind, müssen erfüllt werden
- eine digitale und damit kontaktlose Kommunikation muss gewährleistet sein
- alle beteiligten Ämter, Fachstellen und Bürger müssen in den Prozess digital eingebunden werden
- Bescheide und Anordnungen müssen elektronisch aus der Anwendung heraus medienbruchfrei versendet werden
- Automatische Rückmeldungen der Postzustellungsurkunden
Thomas Wieland, Abteilungsleiter für Verwaltungsmodernisierung und Lehrbeauftragter für E-Government an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg/Campus Mannheim, zeigte sich sehr zufrieden damit, dass innerhalb von drei Tagen sowohl die eAkte als auch die elektronische Zustellung bereitgestellt werden konnten. Die Grundlage hierfür war bereits in anderen Fachbereichen mit eAkten und der elektronischen Zustellung im bewährten Einsatz gelegt. Für den CDO des Landkreises Bergstraße Thomas Wieland, sind die Vorteile offensichtlich: „Die eAkte der kommIT/OTS erweist sich als gute Einsatzmöglichkeit im aktuellen Krisenfall und bietet viele Vorteile, wie z.B.
- Effizienter medienbruchfreier Prozesse
- Weitestgehend automatiserter Ablauf
- Einsparungen von Zeit und Kosten beim Gesamtprozesses von der Erstellung bis zur Versendung eines Schriftstücks
- Verlässliche Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen wie z.B. Anordnung der häuslichen Quarantäne, Anforderung ärztlicher Unterlagen, schriftliche Bestätigung der mündlichen Verfügung und Erstellung des Bußgeldbescheids.
Dieses Beispiel zeigt, wie schnell ein neuer Aktentyp zum Einsatz gebracht werden kann, was insbesondere in derartigen Ausnahmefällen einen wichtigen Beitrag zur Bewältigung von unvorhergesehenen Ereignissen in der Öffentlichen Verwaltung darstellt und dem Wohle des gesamten Landkreises zu Gute kommt.