Die Situation
Die Stadt Leoben ist mit rund 24.571 Einwohnerinnen und Einwohnern die größte Stadt des österreichischen Bundeslandes Steiermark. Als wirtschaftliches Zentrum der Obersteiermark hat Leoben eine lange Tradition im Berg- und Hüttenwesen.
Ein ehrgeiziges Ziel
Das ehrgeizige Ziel der Stadt Leoben, als eine der ersten Gemeinden Österreichs komplett digital zu arbeiten um so Zeiteinsparungen für die Bürgerinnen und Bürger, z.B. bei der Laufzeit von Bauverfahren zu erzielen, bedurfte tiefgreifenden organisatorischen und softwaretechnischen Lösungen. Um dieses Ziel zu erreichen, wurde die Projektleiterin Mag. Dunja Valenti, Stabsstellenleiterin Organisation & Controlling, beauftragt.
„Die größte Herausforderung bei der Umsetzung dieses Projekts war“, laut Mag. Valenti „die Umsetzung der Organisationsentwicklung, um Zeitoptimierungen bei bestehenden Verfahrensabläufen zu erreichen. Doch in Zusammenarbeit mit der Projetleiterin Yvonne Rester von der OTS Informationstechnologie AG, wurde der Spagat zwischen der IT-Implementierung und Optimierung der Verfahrensabläufe erfolgreich gemeistert“.
Leobens Bürgermeister Kurt Wallner bei der Einschulung in DMS³/eAkteOpen+ durch Projektleiterin Dunja Valenti (links) und Katharina Schwaiger. (Foto: Foto Freisinger/Stadt Leoben)
Der Weg zum Ziel
Grundstein der Organisationsoptimierung ist, dass die gesamte Tagespost bereits um 9:30 Uhr den einzelnen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern zur Verfügung steht. Durch das so genannte „frühe Scannen“ wird die eingehende Tagespost komplett via Scanner zentral digitalisiert, indexiert und mit einer „Eingangs-ID“ versehen, die gleichzeitig zur Identifikation des physischen Dokuments verwendet wird. Nach der Erfassung wird das digitale Dokument in die elektronischen „Postmappen“ gespeichert. Zudem wird eine „Posteingangsliste“ generiert, um eine gesicherte Gesamtübersicht zu gewährleisten.
Die weitere Bearbeitung erfolgt durch die einzelnen Referate gemäß den speziell zugeteilten Rechten. Dieses ersetzende Scannen hat sich gut bewährt, so dass danach eine Vernichtung der Papierpost im gesetzlichen Rahmen durchgeführt werden kann. Doch nicht nur die Tagespost, sondern auch eingehende E-Mails werden automatisch erfasst und revisions¬sicher in den „zentralen Postmappen“ gesichert. Dadurch werden auch aus E-Mails geprüfte Eingangsstücke. Eine Novell GroupWise-Integration optimiert diesen Schritt. Die weitere Bearbeitung und die Generierung neuer Dokumente erfolgt mit Hilfe des ELAK-Systems DMS³/eAkteOpen+ von der OTS Informationstechnologie AG. Durch die vorlagen¬basierte Dokumentenerstellung wird ein einheitliches Erscheinungsbild in der Außendar¬stellung erreicht. Vorgangsinformationen werden automatisch in die Dokumente inte¬griert und garantieren so eine schnelle und wirtschaftliche Bearbeitung.
Die Zielerreichung
Durch die zentrale ELAK-Komponente von DMS³/eAkteOpen+ hat nun die Stadt Leoben eine innovative und zugleich einfache Möglichkeit, Vorgänge und Dokumente standortunabhängig zu finden und bereit zu stellen. Selbst komplexe Bauvorgänge lassen sich im ELAK effizient und übersichtlich verwalten.
So werden laut Mag. Dunja Valenti schon jetzt rund 20 Prozent der Verfahrensdauer im Baugenehmigungsverfahren eingespart. Diese Vorgangsbeschleunigung kommt vor allem den Bürgerinnen und Bürgern, aber auch der Stadt Leoben zugute.
Die aktive Vorgangsunterstützung ermöglicht der Stadt Leoben eine Optimier¬ung ihrer Arbeitsprozesse unter anderem durch elektronische Genehmigungsabläufe mit digitaler Signatur.
Für externe Termine kommen in Leoben mobile Clients für die dezentrale Bearbeitung der ELAK-Dokumente zum Einsatz. Über eine integrierte elektronische Unterschrift können Dokumente von allen Beteiligten direkt unterschrieben werden.
Weiterer Ausblick
- Die nächsten geplanten Einsatzgebiete in Verbindung mit dem ELAK sind die Anbindung der hybriden Zustellung und Anbindung der über zwanzig Beteiligungsunternehmen der Stadt Leoben zur Sicherstellung des externen Reportings.
Überblick der im Projekt eingesetzten OTS-Lösungen: - Zentrales Posteingangsmanagement
- Gesicherte E-Mailarchivierung durch Novell GroupWise-Integration
- Direkte Dokumentenarchivierung aus MS Word, Excel, PowerPoint durch die MS Office-Integration®
- Revisionssicheres Dokumenten- und Vorlagenmanagement mit elektronischer Aktenführung durch DMS³/eAkteOpen+
- Für die bau- und anlagenrechtlichen Verfahren ist die Softwarelösung g²vb (Fachschale OTS Bau) im Einsatz
- Einheitliche Dokumentengenerierung mit OTS DMS-Text-Dokumentengenerator